Sammanträdesprotokoll

§ 1 DAGORDNING

A Val av justerare

B Föredragningslista

C Föregående mötesprotokoll

D Beslutslogg

§ 2 VD-INFORMATION

A Organisation och personal

B Projekt

C Koncernledningsgrupp

BESLUTSPUNKTER

§ 3 Bokslut 2023

§ 4 Likviditet

§ 5 Internkontrollplan 2024

§ 6 Ombud Energiföretagen

§ 7 Ombud Norrsken

§ 8 Ombud Elinorr

§ 9 Ombud Sobona

§ 10 Vd:s löneavtal

§ 11 Kvalitetspolicy

§ 12 INFORMATION

A Granskning byggprojekt

B Åtgärdsplan för elnätet

C Anslutningsavgifter

D Intäktsregleringen

E Hantering Trafikverket

F Ökade IT-kostnader

G Upphandling Regionhälsan

H Arvoden och ersättningar

§ 13 ÖVRIGA FRÅGOR

Nästa styrelsemöte hålls den 21 februari, klockan 13.00-16.00.

– – – –

Protokollet omfattar § 1 - § 13

Justeras

Arianne Sundman, Ordförande

Mikael Gäfvert, Justerare

Linda Kinell Lindström, Protokollförare

§ 1 DAGORDNING

§ 1A Val av justerare

Beslut

Styrelsen beslutar

att utse Mikael Gäfvert att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll.

§ 1B Föredragningslista

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna den utsända föredragningslistan.

§ 1C Föregående mötesprotokoll

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna protokoll nr 6/2023 från 2023-10-31.

§ 1D Beslutslogg

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna upprättat förslag till beslutslogg. Vd tar med sig att några punkter i loggen eventuellt ska strykas då den är avklarad för styrelsens räkning.

– – – –

§ 2 VD-INFORMATION

§ 2A Organisation och personal

• En elkraftsingenjör har anställts.

§ 2B Projekt

Vd informerar om pågående projekt:

• Mätarbytesprojekt är så gott som klart.
• Projektet Debbie, nytt koncerngemensamt debiteringssystem, är inne i dialogfas med leverantör.
• Ärendehanteringsprojektet för införande av systemet Lime pågår.
• I överrullningsprojektet pågår förberedelser för upphandling av mottagningsstationen M50 och M8 samt att entreprenören planerar årets arbeten.
• Arbete pågår i Norra Nätdrift, det nya gemensamma bolaget för upphandling av IT-plattform för elnätsdrift.
• Förberedelser för årets byggprojekt pågår.

§ 2C Koncernledningsgrupp

Följande punkter diskuterades på senaste mötet i koncernledningsgruppen:

• Inköp av nätförlustel.
• Batterilager.
• Förberedelser för att byta dokumentationssystem.
• Bemanning Kundservice.
• Lokal chatt GPT för exempelvis medarbetare i Kundservice.

– – – –

BESLUTSPUNKTER

§ 3 Bokslut 2023

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna genomgången av bokslutet för 2023.

Ärendet

Stabs- och ekonomichefen går igenom bokslutet för 2023. Resultatet landar på 59,1 miljoner kronor, vilket är något under budget för året på 60,4 miljoner kronor. Resultatet hamnade, trots en aktieutdelning från Servanet på nära 5 miljoner kronor, något under budget för året. Det beror framförallt på högre kostnader inom flera områden.

Noteras bör att utfallet inte är definitivt då revision pågår.

Beslutsunderlag

Sammanställning av bokslut för 2023 samt muntlig redovisning av stabs- och ekonomichef.

– – – –

§ 4 Likviditet

Beslut

Styrelsen beslutar

att godkänna likviditetsrapporten.

Ärendet

Bolaget beräknar att behöva låna upp ytterligare 35 miljoner kronor under 2024 för att klara årets mycket stora planerade investeringar med anledning av energiomställningen.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av stabs- och ekonomichef.

– – – –

§ 5 Internkontrollplan 2024

Beslut

Styrelsen beslutar

att   fastställa internkontrollplan för 2024.

Ärendet

Sundsvall Elnät har identifierat och prioriterat möjliga risker i verksamheten för år 2024. Prioritering har skett utifrån högst sannolikhet för att kunna inträffa i kombination med hur omfattande konsekvens som händelsen skulle få om den inträffade.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 6 Ombud Energiföretagen

Beslut

Styrelsen beslutar

att    utse vd Göran Sörell till ombud vid Energiföretagens årsstämma.

Ärendet

Energiföretagens årsstämma äger rum den 21 mars, i samband med konferensen Energi 2024 den 21-22 mars.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 7 Ombud Norrsken

Beslut

Styrelsen beslutar

att utse Mikael Gäfvert till ombud vid Norrskens årsstämma. I det fall som Mikael får förhinder träder vd Göran Sörell in som ombud.

Ärendet

Norrskens årsstämma äger rum i Bollnäs den 22 april 2024.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av vd.

– – – –

§ 8 Ombud Elinorr

Beslut

Styrelsen beslutar

att utse Margareta Jansson till ombud vid Elinorrs årsstämma.

Ärendet

Elinorrs årsstämma äger rum i Sundsvall den 26 mars 2024.

Även Mikael Gäfvert, Tommy Edström samt vd anmäler intresse av att delta.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av vd.

– – – –

§ 9 Ombud Sobona

Beslut

Styrelsen beslutar

att     inte utse något ombud till Sobonas årsstämma.

Ärendet

Sobonas årsstämma kommer att äga rum den 22 maj, i samband med Sobonadagarna i Malmö den 22-23 maj 2024.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av vd.

– – – –

§ 10 Vd:s löneavtal

Beslut

Styrelsen beslutar

att uppdra åt ordföranden att förhandla med vd om nytt avtal.

Ärendet

Vd Göran Sörells nuvarande ett-åriga löneavtal löpte ut vid årsskiftet. Ett nytt ett-årigt avtal för innevarande kalenderår ska därför upprättas.

Ordföranden föreslår att styrelsen i direkt anslutning till nästa styrelsemöte den 21 februari gör denna utvärdering. Föreslås gör även att vi nyttjar en annan mall för detta arbete, vilken skickas ut tillsammans med styrelsehandlingarna inför nästa styrelsemöte.

Beslutsunderlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 11 Kvalitetspolicy

Beslut

Styrelsen beslutar

att anta föreslagen kvalitetspolicy.

Ärendet

Sundsvall Elnät arbetar ständigt med att säkra kvaliteten i det arbete som utförs, såväl internt som externt. I externa kontakter och upphandlingar efterfrågas allt oftare dokumentation på det kvalitetsarbete som utförs, varför bolaget nu har tagit fram en kvalitetspolicy som beskriver detta.

Beslutsunderlag

Bilaga samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 12 INFORMATION

§ 12A Granskning byggprojekt

Under hösten har en granskning av en extern konsult gjorts i ett av Sundsvall Elnäts projekt på Södermalm/Östermalm. Detta då projektet dragit iväg i både tid och pengar. Slutsatserna från granskningen visar att projektet blev felkalkylerat från start och därför blivit dyrare än förväntat. Mestadels beror det på att arbetet var mer omfattande än planerat och att entreprenören därför resurssatte projektet fel, vilket gjorde att projektet oplanerat dragit ut över vintern, istället för att delas upp i två grävsäsonger.

Följande föreslås för att få en bättre träffsäkerhet i kommande projekt:

• Uppdatera kompetens för EBR-kalkylering och då särskilt skillnaden mellan city- och
  tätortsområden.
• Basera budget på P12- alternativt P2-kalkyl istället för en P1-kalkyl, för att få en mer träffsäker bild över kostnaderna.
• Jämför nyckeltal och beräkningar av återställningskostnader för exempelvis asfaltsytor och avstängningar i projekten.
• Bygg upp en erfarenhetsbank med nyckeltal enligt en gemensam modell.
• Utred alternativa arbetsmetoder som till exempel förläggning i rör/slang, schaktdjup, kabelförläggning utan sandbädd, kostnadsfördelningsmodell för asfaltsåterställning samt att ifrågasätta krav på avstängningar.

Underlag

Muntlig föredragning av Forzelius Konsult AB.

§ 12B Åtgärdsplan för elnätet

I ett nyligen läckt dokument ”Grid Action Plan” avslöjas EU:s ambitiösa strategi för att förnya och modernisera elnätet, en hörnsten i unionens energiomställning. Denna omfattande plan framhåller elnätets kritiska roll i integreringen av förnybar energi och i att möta de växande energibehoven.

Med en förutspådd ökning på cirka 60 procent i elkonsumtionen fram till 2030, står EU inför en stor utmaning. Elnätet, som länge varit ryggraden i energiförsörjningen, kräver en omfattande modernisering för att hantera denna ökning och för att integrera förnybar energi som vind- och solkraft. Planen betonar nödvändigheten av att övergå till ett mer decentraliserat, digitaliserat och flexibelt elnätssystem.

I dokumentet presenteras en 14-punkters åtgärdsplan, som inkluderar strategier för att påskynda implementeringen av viktiga projekt, förbättra planeringen, och införa ett stödjande regelverk. Särskild vikt läggs vid att stärka infrastrukturen för att underlätta övergången till en ökad andel förnybar energi och för elektrifieringen av sektorer som transport och industri.

Dessutom diskuteras tekniska och regulatoriska utmaningar för att smidigare underlätta övergången till förnybar energi.

EU har en central roll i denna process, gällande direktiv och förordningar, som krävs för att styra utvecklingen. Det framhävs att samordning och samarbete mellan EU:s institutioner, medlemsländer, energiföretag och andra intressenter är nödvändigt för att effektivt genomföra dessa ambitiösa mål.

Detta dokument erbjuder en inblick i EU:s vision om en hållbar energiframtid, där elnätet spelar en avgörande roll i att uppfylla klimatmål och säkerställa en pålitlig energiförsörjning. Med planen markerar EU ett viktigt steg mot en mer hållbar och integrerad energimarknad.

Underlag

Skrivelse, bilaga ”Grid Action Plan”, samt muntlig föredragning av vd.

§ 12C Anslutningsavgifter

Sundsvall Elnät har antagit Energimarknadsinspektionens, EI:s, uppdaterade prislista för elanslutningar. Priserna gäller från 1 januari 2024.

Underlag

Skrivelse samt muntlig föredragning av affärsområdeschef.

§ 12D Intäktsregleringen

För intäktsregleringsperioden 2024-2027 nyttjades samma metod som tidigare reglerperiod 2019-2023 för att beräkna intäktsramen. Detta eftersom att Energimarknadsinspektion (Ei) i domstol har fått backning på deras beslut att ändra metod.

Sundsvall Elnät lämnade in sina uppgifter till Ei den 8 december och under januari eller februari väntas ett beslut från samma myndighet.

Underlag

Skrivelse, bilaga samt muntlig föredragning av affärsområdeschef.

§ 12E Hantering Trafikverket

Sundsvall Elnät upplever stora utmaningar i de fall där Trafikverket bygger om vägar där bolagets kablar finns förlagda i vägkroppen. Trafikverket ställer numera krav på att det inte får finnas ledningar i arbetsområdet och hänvisar i dessa fall numera bolagets och andra ledningsägares kablar till ytterkant av vägområdet, vilket skapar orimliga fördyringar i form av exempelvis intrång på åkermark, raviner, skog och arkeologiska utgrävningar.

Förutom den ekonomiska situationen skapar det här mycket merarbete för bolagets medarbetare.

Sundsvall Elnät ska, tillsammans med Servanet, ha ett möte med Trafikverket kring möjligheterna med att få ned kostnaderna för flytt av kanalisation och kablar i samband med vägombyggnationer.

Underlag

Skrivelse och muntlig redovisning av affärsområdeschef.

§ 12F Ökade IT-kostnader

Sundsvalls kommuns Digitaliserings- och IT-enhet har meddelat kraftigt ökade IT-kostnader för 2024. Deras förklaringen är att bolagen hittills betalat för lite för tjänstekatalogen och nu behöver belastas betydligt mer för en bättre fördelning av kostnaderna och den IT-infrastruktur som det investeras i och som politiken beslutat om.

Problemet är att de kraftigt ökade kostnaderna för 2024 meddelades bolagen efter beslutade budgetar för året, vilket skapar ekonomiska problem. Dessutom nyttjas flera av systemen som det faktureras för inte av bolagen och kan inte nyttjas av bolagen.

Det finns inte heller något civilrättsligt bindande avtal som medför att de aktuella IT-kostnaderna ska kunna tas ut av bolagen.

Underlag

Skrivelse, bilagor samt muntlig redovisning av vd.

§ 12G Upphandling Regionhälsan

Frågan kring Sundsvalls kommunkoncerns numera gemensamma företagshälsovård med Region Västernorrland, kallad Regionhälsan, diskuterades vid Stadsbackens senaste vd-träff. Frågan handlar om huruvida de kommunala bolagen kan nyttja tjänsten utan egna upphandlingar.

Följande fakta står klara:

• Undantagen för intern upphandling kan inte användas enligt de sk Teckal-kriterierna. Det betyder att det blir en bedömningsfråga för respektive bolag.
• Bolaget själv bedömer om LOU/LUF gäller vid användande av den gemensamma företagshälsovården och det kommunala bolaget står själv för risken för att man bryter mot upphandlingslagstiftningen samt tar själv ställning till om direktupphandling i så fall är möjlig.
• Den gemensamma företagshälsovården ska användas av bolagen – om upphandlingslagstiftningen gör det möjligt.
• Vid en upphandling ska innehållet i tjänsterna motsvara de som erbjuds via den gemensamma företagshälsovården, om det inte finns arbetsmiljömässiga skäl för avvikelser.

Underlag

Skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

§ 12H Arvoden och ersättningar

Den 18 december 2023 beslutade kommunfullmäktige om smärre justeringar av arvoden och ersättningar för personer med förtroendeuppdrag i Sundsvalls kommunkoncern.

Påminnelse till dem i styrelsen som är berättigad ersättning för förlorad arbetsförtjänst – att årligen lämna in underlag för detta.

Underlag

Bilagor, skrivelse samt muntlig redovisning av vd.

– – – –

§ 13 ÖVRIGA FRÅGOR

Ordföranden lyfter frågan kring studiebesök och kompetensutveckling av styrelsen.
Några förslag:

• Besök vid ombyggnad av mottagningsstationer.
• En genomgång av dotterbolaget Servanet.
• Bolagets arbete med säkerhet och beredskapsplaner.
• En studieresa under mandatperioden.
  
  

Vd återkommer i dessa frågor.

– – – –

Nästa styrelsemöte genomförs den 21 februari 2024.